Política de Tratamiento de Datos

1. Responsable del tratamiento

VISION PASS S.A.S., sociedad identificada con NIT 901.932.076-7, domiciliada en Bogotá D.C., Colombia (en adelante «VisionPass»), es responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de este sitio web, sus canales de atención y la plataforma VisionPass Cloud.

• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
• Correo electrónico: soporte@visionpass.co
• Teléfono / WhatsApp: 317 369 2529

2. Marco legal

Esta política se rige por la Constitución Política de Colombia (artículos 15 y 20), la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, complementen o reglamenten en materia de protección de datos personales.

3. Definiciones

Para efectos de esta política se entiende por: Titular, la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento; Dato personal, cualquier información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable; Dato sensible, aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relativos a la salud; Tratamiento, cualquier operación sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión; Autorización, el consentimiento previo, expreso e informado del Titular; Encargado del tratamiento, quien realiza el tratamiento por cuenta de VisionPass (por ejemplo, la red de ópticas y proveedores tecnológicos).

4. Datos que recolectamos

VisionPass puede recolectar datos de identificación y contacto (nombre, documento, correo, teléfono), datos de vinculación y del grupo familiar o empresarial, datos de pago necesarios para gestionar el plan, y datos relativos al uso de los beneficios.

La información clínica derivada de la consulta de optometría (fórmula, diagnóstico e historia clínica) es recolectada y custodiada directamente por la red de ópticas en su calidad de prestador del servicio de salud. VisionPass accede únicamente a la información necesaria para validar y registrar el uso del beneficio.

5. Datos sensibles y datos de menores de edad

El tratamiento de datos sensibles, incluidos los relativos a la salud, es facultativo y requiere autorización explícita del Titular. Ninguna actividad estará condicionada a que el Titular suministre datos sensibles, salvo aquellos estrictamente necesarios para la gestión del beneficio.

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realizará únicamente cuando responda a su interés superior y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Gestionar la vinculación, vigencia y estado del plan de beneficios.
• Procesar los pagos de la mensualidad y del Valor a Cargo del Afiliado (VCA) cuando corresponda.
• Validar y registrar el uso de beneficios a través de VisionPass Cloud.
• Coordinar la atención con la red de ópticas.
• Atender consultas, peticiones, quejas, reclamos y solicitudes.
• Enviar comunicaciones comerciales, promocionales e informativas, cuando el Titular lo haya autorizado.
• Cumplir obligaciones legales, contables y regulatorias.

7. Autorización del titular

El tratamiento de los datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual podrá obtenerse por medios físicos o electrónicos al momento de la vinculación, el registro o el contacto a través de los canales de VisionPass. La autorización quedará registrada y podrá ser consultada por el Titular.

8. Derechos del titular

Conforme a la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante VisionPass.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

9. Canales y procedimiento para consultas y reclamos

El Titular puede ejercer sus derechos escribiendo a soporte@visionpass.co, indicando su identificación, la descripción de la solicitud y los datos de contacto. Las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales, y los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

10. Transferencia y transmisión de datos

VisionPass podrá compartir datos personales con la red de ópticas y con proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento, exclusivamente para las finalidades descritas y bajo los deberes de confidencialidad y seguridad que exige la ley. Cuando el tratamiento implique transmisión internacional de datos (por ejemplo, proveedores de infraestructura en la nube), VisionPass verificará que se cumplan los estándares de protección exigidos por la normativa colombiana.

11. Medidas de seguridad

VisionPass adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, incluyendo controles de acceso, cifrado en tránsito y trazabilidad de las operaciones en la plataforma VisionPass Cloud.

12. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales, contables y comerciales aplicables. Una vez cumplidas dichas finalidades y vencidos los términos legales correspondientes, los datos serán suprimidos o anonimizados.

13. Vigencia y cambios

Esta política rige a partir de su publicación. VisionPass podrá modificarla en cualquier momento; los cambios sustanciales serán informados a través de este sitio web. Fecha de última actualización: agosto de 2026.